机关文书档案卷脊采用五格小标签好

过去,文书档案卷脊项目,即单位名称、全宗号、目录号、年度、文书处理号、案卷号直接铅印在卷脊上,我们要求基层在立卷后认真填写。为了便于档案部门的整理与调整,还规定“文书处理号”用铅笔填写。—般讲,文书档案在基层档案室需保留十年左右。这个时期档案利用比较频繁,因此,铅笔标注的文书处理号往往随利用次数的增加而磨去,难以辨认。又由于不同保管期限的案卷使用的是同一种卷皮,案卷脊背颜色不加区别,在档案利用归还后上架时,常出现永、长、短错位的现象。这将对日后检索、提供利用带来麻烦。此外,案卷卷脊上项目的填写难免有笔误。整张更换实在浪费,在上涂改又影响字迹清晰与卷脊的美观。为了克服以上弊端,我们进行了几次张贴小标签的尝试。我们先后采用过二线三格和三线四格白底小标签,但均因档号和有关项目填写不齐全而淘汰了。