机关内的文件不宜按级别分类

机关在年终进行文书立卷之前,一般应进行分类,使归档的档案能够系统地反映机关各项工作活动,分门别类地体现出一定的规律,有利于保管与利用。采用什么分类方法,应视机关的实际情况。在档案杂志上,有人主张一个全宗内档案按级别分类的文章,笔者也确实看到有的县档案馆保管的县委全宗,是按文件级别分类立卷,即根据文件作者的不同级别,分为上级、本级、下级三类。持这种作法的同志认为,一个机关内的文件材料,在立卷前按级别分类,最大的优点是立足本机关,突出地反映本机关工作活动的重点,既便于查找利用,又便于应付突然事故,抢救本机关核心档案。也有持不同看法的,有位在县档案馆工作多年的老同志曾对我说:“我们馆内县委全宗的档案,本来是按问题分类的,不管县委机关内部组织机构怎么变化,按文件内容的性质分类,每一类的档案基本上反映了县委内部每一项职能活动的历史面貌。