《照片档案管理规范》实施中的问题及建议

一九八九年十月,由国家技术监督局颁布的《照片档案管理规范》(以下简称《规范》),规定了常规照片档案的收集范围、整理方法和保管方式等,是目前档案馆(室)对照片档案进行科学化、标准化、规范化管理的唯一依据。从去年六月份湖南常德市部分机关档案室按《规范》对照片档案进行管理的情况来看,方法合理,整体效果好,基本适应实际需要,但还存在着一些具体问题。一、按照《规范》的规定,底片在整理时,应首先将底片分为负片和反转片两大类,然后分别进行单独整理和存放。这样把负片与反转片截然分开,会影响照片档案的利用效果。比如,当一张底片既有负片又有反转片时,按照《规范》的原则去整理,那么这两张不同种类相同内容的底片,就会彼此分离,编号各异,在提供利用时,必然会造成漏检,影响查全率。二、按照《规范》的规定,底片在全宗内编制流水号,不适合向档案馆移交档案的档案室整理照片档案的实际情况。其原因,一是档案室的档案员对已进馆的照片档案情况不清楚;