公文不可“一号多文”

一、问题的提出与特征 最近,笔者在翻检进馆档案案卷时,发现一个令人信难以置信但又确属问题的“一号多文”现象,即同一文号重复使用于若干个公文。如,某市企业工资总额同经济效益挂钩工作领导小组办公室,制发的×市工挂办(1988)6号文件有66个,而×市工挂办(1990)9号文件则多达161个,它们各自立卷归档了2个和13个案卷。这类公文还有3个易于识别的特征:首先从内容上看,它出现在特定机关对涉及众多单位的特定事宜而制发的公文,也就是事由基本一致而受文者不同的公文之中;其次从文种上讲,它大多出现在“批复”、“通知”和“函”等类公文之中;再次,从形式上说,它又往往出现在事前就将固定内容印制好,届时只填有关文字或数据的“填充式”公文之中。