要把握会议的逻辑发展——浅谈摘要记录

刚从事秘书工作的同志都普遍认为,做会议记录——尤其是摘要记录,这是最为简单容易的事情,它既没有服务工作的繁杂,又不象参与政务那样需做大量的基础工作。其实,这是一种片面的看法。笔者曾留意于,会议纪录(绝大部分是摘要记录),发现其中存在着许多非技巧性的问题,概括起来有:(1)“事实废话”(发言者的重点,事实上的废话)与主要内容并存,整个记录良莠并色,庞杂纷繁,主次难分;(2)过于简要,只有议题和议决的结果,没有议论的具体过程,查阅者不知结论之所出;(3)重复、回忆、插话、联想等内容迭现,或无必要的交代说明,异常突兀;或无关宏旨,显得罗嗦。(4)囿于会议记录只记与会者发言,而不考虑非语言因素的传统观念,对实际上影响会议进程的内容,诸如特殊的背景,会场的人员流动,与会者对发言的反映等,均乏点睛之笔,时过境迁,不知内情者或不知某结论缘何而出,或觉得会议进程令人难以捉摸。