建立地质科技档案地区性目录的认识和做法

档案目录是查找利用档案的媒介,直接关系着档案管理水平的高低,影响着对外服务的质量和效果。因此,目录建设是档案工作重要的业务基础建设之一,必须予以充分重视,下力量做好。 过去,我队档案人员在长期实践中制定了多种检索工具,但均属内务管理目录,它反映了档案分类整理和排架的顺序及状况,是保藏档案、统计档案和维护档案完整的重要依据,也是检索档案的一种辅助工具,一般不对外。 对外开放服务目录,科技档案有分类卡片。卡片取出自由,便于增减。是传统查找档案文件的工具。但面对各类档案数量与日俱增,内容交叉多,载体种类多,工区横跨五省区(陕西、内蒙古、甘肃、宁夏、山西),面积大,服务对象广,只用卡片一种是不能满足各方面的需要,而且卡片不便携带、交换、传递,检索时要一张一张翻阅,速度慢,效率低,对不熟悉情况的同志仍是大海捞针,望洋兴叹。以至埋没一些有用的档案,影响对外服务的质量和档案利用率。为摆脱被动局面,建立地区性目录是当前一项紧迫任务。 一、编制地区性目录的指导思想 编制地区性目录,一是为健全档案内务管理体系;二是为队内提供利用与对外交换档案目录创造条件。通过提供利用与交换地区性档案目录,能最大限度地满足利用者的需要。