信息技术在档案管理中的应用

随着知识经济时代的到来和网络技术的快速发展，档案工作逐步走向电子化、信息化、网络化。档案的传统纸质载体正逐渐被光盘等载体所替代，电子文件时代已经到来。 一、电子文件的涵义 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。甚至连文件的起草、签发、催办、归档等动作过程都通过计算机在通讯线路中进行。这种变化决定了档案工作也将进入电子化时代。一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响。四是电子文件的保存和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。因此，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。