收发文登记簿的妙用

文件整理归档后,收发文登记簿便失去应有的作用,如果我们在设计收发文登记簿时增加全宗号、目录号、案卷号、保管期限四个栏目,便成了八大作者文号卷号对照表。这样可以变废为宝,一簿两用。自1982年以来,县委、县政府档案室向我馆移交档案时,连同收发文登记簿一起交给我馆。我将收发文登记簿换上文号卷号对照表的封面,然后按照收发文登记簿的顺序一个文件一个文件地登记,在哪个全宗,第几卷,是什么保管期限,一册文号卷号对照表很快就编制成功了。我认为这样做有两大好处:1.节约经费。每年县委、县政府要缴四册收发文登记簿,如果我们不利用的话,就要重新印制4册文号卷号对照表。每册平均150张纸,4册就需600张纸。如能使收发文登记簿一簿两用,就可以节约这些纸张,同时也节省了档案保管工具和库房。在双增双节运动中。