《企业档案工作规范》解读

第八章企业档案信息化建设二、电子文件的归档要求8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息,以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。电子文件的元数据(metadata)指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息(context)则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用,而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件,因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。