优化档案整理 减负基层归档

档案整理是档案管理工作中的重要内容。一卷档 案的整理完成,通常需要经过分卷、编码、著录、装 订等多个环节。其中的每一个环节又包含很多细节。 近年来西安交通大学档案馆通过积极探索和实践,对 这些档案整理过程中的细节不断进行优化,实现了从 一次只能打一个装订孔,到一次同时打三孔;从每次 量距离定孔位,到孔位自动固定;从人工制作案卷封 皮,到机器批量打印卷皮;从传统的逐字逐条录入文 件信息,到批量导入关键词信息后的完善式录入文件 信息;从归档纸质文件,到直接归档电子文件等,大 大提高了档案整理的工作效率,极大地减轻了基层归 档部门档案整理的工作量,实现了为基层归档部门减 负的初衷。这些举措得到了校内基层归档部门的高度 认可。