文件生命周期理论及对我们的启示(续)

二 文件生命周期理论是对文件运动规律的总结。它叙述的并非具体的文件管理技术或方法,而是客观地描述了文件在通常情况下是如何形成、生效、运动、变化的。所以,它是所有文件运动变化现象最一般的科学抽象。尽管开初,它主要是根据国外文件与档案管理的实践经验总结出来的,但对我国也有指导意义。 然而,在我国流行着这样一种观点,认为文件生命周期理论总结的主要是关于中间档案馆(文件中心)建设问题的经验。或者说它主要是作为文件中心的理论基础而创立的。我国没有、也不大可能建文件中心,因而这项理论在我国没有什么应用价值。 国外确有相当多档案学家,把第三运动阶段的文件与中间档案馆(文件中心)联系在一起(此处及下文中都以陈兆祦的四阶段划分法为准,故称第三阶段,也可称“暂时保存”、“半现行”、“休眠”、“安全保存”阶段)。文件由于前后发挥作用不同必然要经历一个“暂时保存”的阶段,在这个阶段中,文件的现行期已经结束,故利用频率大大降低;但由于文件的第一价值仍居主导地位,它又仍然应主要为原形成机关服务。