档案工作现代化的重大课题——论档案计算机检索的数据准备(续完)

三、三位一体——走向良性循环的希望之路 没有数量就没有质量。只有当档案数据达到一定规模,即二次文献对一次文献达到一定覆盖面时,档案计算机检索系统才有实际的用武之地,其高效率才得以充分显示。为此,解决档案数量与数据工作人力之间的巨大落差问题便成为不可回避、不容迟缓的课题。尤其是国家各级各类档案馆,作为全国、地区和专业系统的中心档案数据库,这一矛盾更加突出。尽管许多馆采用加班加时、外雇标引员、录入员、适当调整著录级别等措施,但由于档案之山不断增高,老摆脱不了这种“老帐未清、又添新帐”的恶性循环的局面,所以必须寻找一种新的数据准备组织形式与工作方式。 (一)症结与出路。目前,从文件形成到档案进入档案馆的全过程中,有三方人员参与文件及档案的数据准备工作。一方是文件形成者与文书处理部门。中央和地方已有不少机关规定文件撰写人标拟文件主题词,并正式印制在文件的正文之后,有的机关还将文件主题词及其他若干特征录入计算机,作为自动化办公系统的数据材料。第二方是机关档案室工作人员。不少机关、团体、企业、事业单位已经开始建立自己的计算机检索系统,并为此而开展了对本机关档案的著录、标引、录入工作。第三方是档案馆工作人员。