怎样克服查找档案时的急慌乱现象

我是一名兼职档案员,从事档案工作10年来,在接待查阅工作中感觉到,利用者希望有求必应,越快越好,当然这也是合情合理的。但如果要求查阅的档案,利用者说不出形成年代、文号,而只报个大概什么时间、有关某方面内容。这时,档案员感到心中无数,特别是手头工作较忙时,就会出现急、慌、乱现象。