企业文件管理制度建设范围与顺序建议

企业针对本行业设计文件通常会制定文件管理制度,本文建议企业在进行文件管理制度建设策划时将其覆盖范围从设计文件扩大到技术、综合管理范畴的全部文件,实现技术文件层面的标准化;同时按文件生命周期发展进行文件管理制度策划与逐步建设;最后给出不同部分内容建设建议。灵活建设、动态迭代,保持文件管理制度的科学性与先进性。

基于Netty的智能文件管理系统的设计与实现

公安机关工作需要的文件种类繁杂、数量繁多、存取频繁。为集中、有效地管理文件,提高工作效率,文中设计并实现了一种智能文件管理系统。该系统采用B/S架构,软硬件结合,通过后台管理系统、移动端APP、智能文件柜的组合,实现了纸质文件和电子文件的存、取、归档、销毁等功能,切实解决了文件管理流程化、规范化、一体化等问题。文中主要阐述了系统的总体架构设计、各个功能模块以及采用的关键技术。

澳大利亚维多利亚州人工智能场景下的文件管理政策及其借鉴

为探索人工智能场景下文件管理的特殊性,文章采用政策内容分析法,对澳大利亚维多利亚州《人工智能技术与文件管理》(Artificial Intelligence Technologies and Recordkeeping)的政策要点进行了归纳分析。通过将其与ISO 15489-1:2016对比,发现人工智能场景下的文件管理在文件形成、文件准确性和监管方面具有特殊性考虑。最后,从四个方面提出了对我国人工智能场景下文件管理研究和发展的建议。

“四点”发力做好规范性文件管理工作

规范性文件管理工作,涉及规范性文件的起草、合法性审核、集体讨论、公布、备案、监督以及清理等环节。只有从政治品格、调查研究、规范管理、人民需要“四点”发力,才能不断优化规范性文件管理方式,提升规范性文件质效,传递党的声音,贴近工作实际,服务人民群众。一、以政治品格为基本点,确保文件“接天线”有一次在审核规范性文件时,我们发现该文件对某培训机构办学条件的设定要求超出了省厅规范性文件规定。

一种试飞数据结果文件管理系统设计

飞行试验是在真实飞行条件下,开展军工产品鉴定与评估的科学研究。飞行试验数据真实反映了飞行器及其机载系统在真实大气环境下的战技性能指标与综合作战性能,是型号设计定型、鉴定和航空科学探索最直接、最重要的依据。一次飞行试验在执行中的各项信息,记录在机载设备的数据文件中。

面向知识管理的国家科研项目集成化文件管理体系构建研究:背景、框架及模型

本文提出了开展面向知识管理的国家科研项目集成化文件管理体系构建研究的设想及其理论模型,以支持具有跨部门和跨系统管理特点,多元化和多层次服务特征的国家科研项目知识积累、共享、交流和创新;为科研项目全生命期的知识资产动态捕获、增值保存和有效复用,文件流、知识流和和科研工作流无缝集成提供理论与应用支持,以完善我国国家科技创新体系,提高基于证据的国家科研项目治理水平。

自动备份系统在报纸版面文件管理中的创新应用

习近平总书记强调:“一张报纸,上连党心,下接民心。”党报作为党和人民的“喉舌”,是党的意识形态工作的主阵地。党报印刷企业必须提高政治站位,将确保党报出版安全作为重要政治任务和重大政治责任,作为中心工作头等大事,全力以赴筑牢党报印刷安全防线。制版工序是党报印刷的重要环节,是守护出版安全的第一道屏障。其中版面文件的接收和备份,是报纸印刷的起点,是质量追溯的源头。作为党报印刷企业的制版工作人员,笔者结合实际工作,在此分享在报纸版面文件管理中保障出版安全的一些创新做法。

关于电子文件管理的几个核心概念探讨

基于我国电子文件管理领域中核心概念缺乏标准解析的现状,对于电子文件管理理论与实践运用的三个核心概念——电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统进行概念梳理,在中外比较研究基础上,作出解释并作相应的理论说明。

低代码平台在文件管理中的应用研究

为了解决文件管理中文件收集不够全面、文件检索不够灵活以及文件阅览方式不够便利等问题,本文设计且实现了一款基于低代码平台的文件管理系统。系统采用低代码平台中权限管理和上传模块实现文件收集,采用MySQL结合Elasticsearch数据库技术实现多维度的文件数据检索、kkFileView技术实现文件在线阅览。测试的结果表明,该系统具有良好的稳定性和实用性,可为文件管理的研究提供参考。

以中东地区某油气EPC工程为例谈总承包视角下的供应商文件管理

在中东地区的大型油气化工、能源设施等EPC工程建设项目中,业主普遍对设备采购中的供应商文件有着较为严格的交付要求,部分中国的工程EPC总承包和设备供应商因为不熟悉这些规则,造成文件无法正常交付、交工困难等情况。因此,如何做好供应商文件管理对于EPC工程总承包方的整个工程项目合同执行和履约至关重要。基于此,介绍了此类EPC工程项目中总承包在各个阶段对供应商需提交文件的典型要求,列举了不同类型设备所需的厂家文件主要内容,并针对中国工程总承包企业在EPC项目实施过程中普遍存在的全球国际采购供应商文件管理难题,探讨了供应商文件管理的一些流程优化、催交操作程序等良好实践,并总结了管理供应商文件的目的和作用,以期为相关领域的工程EPC总承包及设备供应商和生产厂家提供参考。

电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究

本文从功能上区分电子文件管理机制与传统档案管理机制在工作机制、协调机制和创新机制三个方面的异同。提出在管理和技术双重变革的背景下,电子文件分段管理的弊病及其解决途径。

我国电子文件管理亟待完善的措施

电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行彻底转变,不是渐进式的量变,而是根本性的质变。我国当前实行的双套制归档策略只是渐近进程中的一种过渡性手段,这项措施实行的时间越长,越不利于电子文件管理工作的与时俱进。当前我国亟待在国家层面上将全程管理和前端控制确定为整体文件保管策略。这是一项相当复杂的系统工程,意味着扩大档案管理范围,颠覆传统管理理念,重新塑造业务流程,乃至达到政务流程再造。

国外科研文件管理制度典型案例研究及借鉴

文章选取国外科研机构、科研基金会和协会、高校三种类型机构的七个典型科研文件管理制度作为案例研究,从科研文件管理的责任链关系、管理驱动因素、资源特点、文件管理环节要求、电子环境下的科研文件管理五个方面对案例内容进行了系统分析,借鉴国外经验对我国科研文件管理制度的改进提出了几点建议。

我国电子文件管理研究的回顾与前瞻

本文分析了近年来我国电子文件管理研究的状况 ,指出了研究中存在的薄弱环节 。

部门间协同视角下的电子文件管理

为了保证电子文件的真实性、完整性和长期有效性，必须运用全程管理思想，将电子文件整个生命周期纳入统一的管理，但是这与传统体制下部门重视内部管理而忽视外部合作的管理理念存在根本J陛差异。电子文件管理的“跨界性”和档案部门管理权限的“有界陛”的矛盾，使得突破部门边界，发展协同机制成为电子文件管理亟待解决的重点问题。档案部门应争取文件形成部门对电子文件管理工作的支持和配合，在协商和共识的基础上落实全程管理思想。

文件管理系统功能要求国际标准的变化--基于ISO 16175系列新旧标准的对比

从新旧标准的数量、标题、章节、术语、系统功能要求模型等方面对ISO 16175新旧标准进行了文本对比分析,从文件层、系统层以及应用层对文件管理系统功能要求进行了内容对比,发现了新旧ISO 16175标准之间的异同,分析了新标准的特点及其变化的动因,讨论了新标准修订对数字转型背景下我国电子文件管理工作带来的启示,以期推进新标准采用,为实施《国家标准化纲要》和《“十四五”全国档案事业发展规划》,促进我国电子文件管理高质量发展,提供借鉴。

基于服务组件的电子文件管理系统的对策研究

电子文件管理系统是实现电子文件科学管理和有效利用的重要工具和平台,基于面向服务架构的理念,可以把电子文件管理系统理解为由满足电子文件各项管理功能的服务组件所构成的集合,即电子文件管理服务组件库,并在此基础上,以服务组件的方式描述和定义电子文件管理功能。在电子文件管理实践中应用服务组件还面临国家层面、机构层面的诸多挑战。

电子文件的捕获——基于电子文件管理系统的分析

2012年年底国家标准《电子文件管理系统通用功能要求规范》（GB／129194-012）正式发布，将于2013年6月正式实施。理解电子文件管理系统（Electronic Records Management System, ERMS）功能要求，结合本单位实际情况加以实施，将成为电子文件管理工作的重要内容。捕获是电子文件管理业务起点，其质量的好坏直接影响到整体管理水平，因此在ERMS研发和实施的实践中受到广泛的重视。

关于文件管理国际标准ISO 115489《信息与文献—文件管理》更新之处的思考

相比ISO 15489-1:2001,ISO 15489-1:2016从整体上阐明了机构文件档案管理的主要工作内容,明确了文件档案管理的基本原则,以独立成章的方式集中阐述了文件管控规则,强调文件元数据作用的同时揭示了其主要构成,这些更新之处值得肯定和借鉴。但是其对鉴定概念的扩张,对于文件与元数据关系的阐述尚需谨慎对待。

破解电子文件管理难题的利刃——评安小米关于电子文件管理标准问题的新著

安小米编著的《基于ISO15489的文件档案管理核心标准及其相关规范》是以该标准为核心,专门探讨全球化和信息化背景下文件档案管理标准的研究、制订和实施问题的著作。它填补了ISO15489中国本土化应用研究的空白,对如何应用该标准,开展与国际接轨的文件档案管理工作,缩小我国与国际最佳实践的差距,提高管理水平,保证国家、组织、机构和个人信息资源和信息资产的控制力、证据力和服务力具有特别重要的意义。