档案事业与新技术的双向融合

主持人语:以大数据、云计算、区块链、人工智能为代表的新兴技术浪潮滚滚而来,大有变革千行百业之势。在此背景下,强调档案事业与新技术的双向融合,既有助于推动档案事业的现代化发展和升级,也有利于新兴技术在实际场景中的落地应用。

丹麦国家档案馆建立国际合作关系以解决电子表格长期保存问题

当前,丹麦国家档案馆多采用TIFF格式保存电子表格,这也是国际常用的电子表格长期保存格式。但该格式却难以实现数据的快速提取与再利用,因为数据在被存储为图像格式后,需要通过OCR识别才能再次使用,这为档案数据价值的充分发挥带来了挑战。

中国特色电子文件双套归档的历史贡献与现实意义

电子文件双套归档是中国特色归档制度的一个重要内容和表现形式。作为数字化转型时期的一种制度设计,双套归档具有明显的过渡性特点。在电子文件归档走向单套制的过程中,双套归档的制度设计显得越来越不合时宜,需要不断被改善修正并最终废止。

电子文件归档中国特色研究的框架体系与内容构成(摘编)

文章在数字环境下结合我国档案管理体制,从既有理论与实践发展中,客观总结与阐释我国电子文件归档所具有的特征及其历史贡献、现实意义和未来走向。我国电子文件归档的管理特色:第一,管理体制特色。电子文件归档是数字环境下档案集中统一管理体制的保障。我国自1956年国务院颁布《国务院关于加强国家档案工作的决定》便建立了归档制度,以此为支撑,档案资源得以在机构内部实现归集。

从强制“双套制”到任意“单套制”—电子文件归档中理想和现实的互动与创新

早期的“双套制”归档研究与倡导,体现出了超越现实主义的理想主义的价值追求。相对于早期的“双套制”归档研究,近年来倡导“单套制”归档研究的理想主义色彩更显浓厚。提倡“单套制”归档主要基于以下理由:一是“双套制”存在弊端,需要“单套制”来破解;二是档案应当具有唯一原件的属性,同一份档案不应出现两种不同的载体记录;三是“单套制”才能实现电子文件管理真实、完整、可用、安全的“四性”目标;四是“单套制”才能助力信息化效能,降低成本。由此看来,“单套制”归档的理由似乎是充分的。遗憾的是,用“单套制”来取代“双套制”的前提条件仍是不够充分的。电子档案“单套制”管理可谓一项系统工程,不仅需要法律、制度、政策、技术、人员等多要素的合力,还需要领导支持及多部门间的通力合作。如此看来,实现“单套制”绝非易事。因此,要完全终止电子档案的双套制管理模式,代之以“单套制”归档和管理模式,至少在目前还是不现实的。

原则与例外：电子文件归档的单套制与双套制选择

针对我国当前电子文件归档的单套制和双套制两种模式并存的情况,结合实地调研所遇到的有关电子文件归档模式的选择困扰,论文从管理对象与管理原则出发明确了电子文件归档的要义,即电子文件归档须以电子文件为对象并充分尊重维护其电子的原始状态,提出应以单套制为原则;分析了我国双套制归档的推行情况,指出双套制面临着前端业务办理电子化和世界范围数字转型的巨大冲击,已不能适应时代的发展,凸显出资源浪费、效率低下、管理混乱等弊端;强调了在无纸化过渡与转型进程中,电子文件归档应充分尊重文件形成时的原始状态,在常态下以单套制为原则和在特殊情况下以非硬拷贝式的双套制为例外。

数字政府治理需求下的政务电子文件归档优化研究

文件归档作为业务工作的最后一环,是数字政府建设的“最后一公里”。论文首先分析了数字政府的治理需求及其对文件归档的影响;其次指出了治理需求下政务电子文件归档在概念、主体、归档文件效用发挥中的问题,包括概念缺乏治理要素、归档主体治理能力不足、归档文件难以反哺数字政府治理;最后对应提出了优化方案,包括合理拓展与匡正政务电子文件归档概念,以多元主体的协同共治提升归档治理水平,对传统归档进行拆分与重组以发挥归档文件的治理效用。

档案记忆研究的双重思考

档案记忆观作为档案学近年来的研究热点,促进了档案价值的开发,完善了档案资源建设,并拓展了档案学的研究领域。论文在肯定档案记忆研究对档案及档案工作产生积极影响的同时,指出该研究中存在将档案与社会记忆等同、否定档案真实性、忽略档案第一价值的问题,以期引起相应的关注与思考,避免走入档案记忆研究的误区。

论档案化管理:文件归档范围的扩展

文件归档在数字转型背景下不能完全适应档案工作社会化趋势。文章分析社会记录的多元特征与现有文件归档的局限,指出应以社会记录为面向的档案化管理来弥补传统文件归档的不足。档案化管理意味着归档范围的扩大与归档概念的扩充,标志着档案管理触角的延伸与档案管理职能社会化。它可提升档案职业和档案部门显示度,激发社会主体业务效能,塑造多元包容的社会治理格局与价值取向。

国际资讯

英国国家档案馆公布新一批内阁办公室文件2022年7月9日,英国国家档案馆公布新一批内阁办公室文件。该批文件包括PREM 49与CAB 30两个系列,主题涉及国内行政事务、英国区域政策、首相会见国外领导人的文件、国际关系相关文件等。其中,PREM 49系列除涵盖荣誉类、赞助类事务外,还包括997-200年新工党政府执政时期首相直接参与的所有事务性文件;CAB 30系列则由内阁秘书私人办公室的各类未登记的文件组成。英国国家档案馆已对上述系列中共70余份文件进行数字化处理,公众可在英国国家档案馆官网访问上述文件。

国际资讯

英国国家档案馆颁发遗产保护志愿者奖项。英国国家档案馆首创了伦敦遗产志愿者奖项,旨在歌颂志愿者在伦敦各项遗产保护行动中所取得的成就,众多志愿项目亦在会议上得以展示。如档案专家布鲁诺·帕帕拉多与国家海事博物馆合作组织的联合志愿者项目受到高度赞扬,该项目共编录50多万封发给海军委员会的信函,并最终获“志愿者管理特等奖”和最佳团队奖项亚军。此外,活动还直接展示了志愿者制作的印章模具和19世纪诉状还原品等成果。

电子政务系统中的档案管理:问题与思考

本文从理论联系实际的角度出发,对电子政务系统中档案管理的六个核心问题进行再思考。首先,提出应结合我国本土的工作实际,明晰电子文件、电子档案的概念及其与"documents"、"records"等词的对应关系;其次,将"归档"分为预归档和正式归档两个步骤,并明确电子档案管理实际工作以归档为逻辑起点;再次,指出全程管理与前端控制理论在实践中难以实现,档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位;具体地,本文又从电子档案的真实性与长期保存两个方面对档案部门的职责角色与工作原则进行深入分析,提出对电子文件的真实性应有所包容,对电子档案的真实性及其长期保存则要实行维护性管理;最后,通过对电子档案双套制、双轨制的现状、根源与趋势进行分析,提出应加快推动我国电子档案管理单轨化。

电子政务系统中的档案管理:安全保障

电子档案管理系统的安全保障需求主要源于档案管理流程的两个特点:一是电子档案管理系统从其他业务系统接收电子文件并提供利用,其所管理的数据相对复杂而集中;二是电子档案管理系统要为电子档案移交奠定基础。据此,本文从档案管理需求出发,明确电子政务环境下档案保管和利用阶段的安全保障目标,并对两个阶段及贯穿全流程的安全保障需求和现有措施进行了梳理。在保管阶段,现有的电子档案真实性与长期可读性安全保障措施存在一定矛盾,应进一步协调统一;在利用阶段,应通过副本利用和利用跟踪审计来保障电子档案实体与信息的安全;电子档案管理全流程的支撑性安全保障主要通过四性检验和档案备份来实现。

电子政务系统中的档案管理:文件归档

本文从理论联系实际的角度出发,对电子政务系统中的文件归档问题进行了思考。首先,电子文件的归档内涵有双重含义,既包括管理权限的转移,也包括文件实体的转移,二者缺一不可;其次,在电子文件归档方式的选择上,通过对比逻辑归档与物理归档的异同与优劣,提出逻辑归档并不适用于电子政务系统,应该采取在线归档为主、离线归档为辅的物理归档方式;最后,从文件实体转移与管理责任明晰两个方面,探讨电子文件归档的实现。

电子政务系统中的档案管理:查询利用

完善检索系统、丰富检索方式、开发档案资源、优化利用服务,都离不开档案信息内容的分析整合。论文在分析档案内容管理可行性与必要性的基础上,提出应当着眼电子政务环境的特点,对档案利用需求进行细化区分,提供多元化的一次档案信息内容查询利用;并通过档案专题数据库的建设与深化发展,挖掘档案信息内容,提供深度聚合的二次、三次档案信息查询利用。综合电子政务系统中的档案利用需求特点,应当建立层次化的档案查询利用体系,以满足多样化的档案利用需求。

电子政务系统中的档案管理:移交进馆

双轨制背景下的双套移交是我国电子档案移交的主要现状。论文从规范、理论和实际工作中的移交模式及情况三方面介绍了双轨制背景下档案移交的现状,并指出双轨制导致移交中档案数据缺乏关联性、完整性及管理成本增加等问题。针对存在的问题,论文从档案室的角度出发,对档案移交流程进行分析,进一步明晰档案室在电子档案移交中的职责与作用。

从英雄史观到人民史观--历史记录的多元化视角

随着社会进步和发展,人民史观已具备历史唯物主义的科学依据,实现对英雄史观的辩证否定。社会信息权力扁平化、社会样貌展现全景化是历史记录多元化的现实表征,而历史记录的多元化从根本上影响了人民史观的彰显与合理运用。社会史观取向的根本转变与"档案化"具有内在关联:"档案化"思想在哲学层面关注视觉符号媒介在意识形态起源中的角色,其中蕴含与人民史观相契合的本体论认识,这要求在实践层面对历史记录进行档案化管理。有别于传统的档案管理范式,档案化管理将社会广泛形成的记录视为档案工作对象、立足记录社会化管理现实拓展档案资源视野,逐步使档案管理职能的外延得以扩展,人民史观的历史主体性得以体现。

从英雄史观到人民史观--历史记录的局限性视角

英雄史观与人民史观的分歧贯穿于社会历史进程之中,历史记录作为人们认识和理解历史的最主要途径,是社会史观形成的重要影响因素。从历史记录的视角看,英雄史观的形成及其盛行与历史记录的局限性关系密切,这种局限性具体表现在记录形成、内容叙事方式选择与留传过程三个方面,成为一定时期内英雄史观占据社会史观主流、人民史观居于边缘地位的重要原因。

论常态归档接收与主动记录留存——以人民为中心的档案工作新导向

通过学习和领会习近平总书记对档案工作重要批示中“记录好”与“留存好”两大要点,本文结合以人民为中心的发展思想,在论述常态归档接收之重要价值的基础上,揭示出归档接收的被动性及其在视角与内容上的局限,并提出档案部门从常态归档接收到与主动记录留存并重的工作转向。在主动记录方面,可通过参与和规范两种方式主动形成记录;在主动留存方面,重点阐释了对于主动形成的记录进行优选的必要性,以及主动优选的内在含义。

从强制“双套制”到任意“单套制”——电子文件归档中理想和现实的互动与创新

随着社会数字转型的发展,电子文件归档"双套制"弊端日益凸显,"单套制"趋势越发明朗。通过对政策法规及标准的研究,梳理我国电子文件归档从强制"双套制"到任意"单套制"的演变历程,分析强制"双套制"与任意"单套制"之间的关系,指明任意"单套制"在当下的具体含义。从"单套制"理想与"双套制"现实两方面,分析我国电子文件归档问题中的分歧与共识,在此基础上,通过研究二者间互动与创新的关系,提出运用对立统一的思维来认识理想追求与现实考量在推动"单套制"发展中的相互作用,以更好地认识和把握电子文件"单套制"归档的发展方向。