企业文件管理制度建设范围与顺序建议

企业针对本行业设计文件通常会制定文件管理制度,本文建议企业在进行文件管理制度建设策划时将其覆盖范围从设计文件扩大到技术、综合管理范畴的全部文件,实现技术文件层面的标准化;同时按文件生命周期发展进行文件管理制度策划与逐步建设;最后给出不同部分内容建设建议。灵活建设、动态迭代,保持文件管理制度的科学性与先进性。

基于Netty的智能文件管理系统的设计与实现

公安机关工作需要的文件种类繁杂、数量繁多、存取频繁。为集中、有效地管理文件,提高工作效率,文中设计并实现了一种智能文件管理系统。该系统采用B/S架构,软硬件结合,通过后台管理系统、移动端APP、智能文件柜的组合,实现了纸质文件和电子文件的存、取、归档、销毁等功能,切实解决了文件管理流程化、规范化、一体化等问题。文中主要阐述了系统的总体架构设计、各个功能模块以及采用的关键技术。

澳大利亚维多利亚州人工智能场景下的文件管理政策及其借鉴

为探索人工智能场景下文件管理的特殊性,文章采用政策内容分析法,对澳大利亚维多利亚州《人工智能技术与文件管理》(Artificial Intelligence Technologies and Recordkeeping)的政策要点进行了归纳分析。通过将其与ISO 15489-1:2016对比,发现人工智能场景下的文件管理在文件形成、文件准确性和监管方面具有特殊性考虑。最后,从四个方面提出了对我国人工智能场景下文件管理研究和发展的建议。

“四点”发力做好规范性文件管理工作

规范性文件管理工作,涉及规范性文件的起草、合法性审核、集体讨论、公布、备案、监督以及清理等环节。只有从政治品格、调查研究、规范管理、人民需要“四点”发力,才能不断优化规范性文件管理方式,提升规范性文件质效,传递党的声音,贴近工作实际,服务人民群众。一、以政治品格为基本点,确保文件“接天线”有一次在审核规范性文件时,我们发现该文件对某培训机构办学条件的设定要求超出了省厅规范性文件规定。

一种试飞数据结果文件管理系统设计

飞行试验是在真实飞行条件下,开展军工产品鉴定与评估的科学研究。飞行试验数据真实反映了飞行器及其机载系统在真实大气环境下的战技性能指标与综合作战性能,是型号设计定型、鉴定和航空科学探索最直接、最重要的依据。一次飞行试验在执行中的各项信息,记录在机载设备的数据文件中。

自动备份系统在报纸版面文件管理中的创新应用

习近平总书记强调:“一张报纸,上连党心,下接民心。”党报作为党和人民的“喉舌”,是党的意识形态工作的主阵地。党报印刷企业必须提高政治站位,将确保党报出版安全作为重要政治任务和重大政治责任,作为中心工作头等大事,全力以赴筑牢党报印刷安全防线。制版工序是党报印刷的重要环节,是守护出版安全的第一道屏障。其中版面文件的接收和备份,是报纸印刷的起点,是质量追溯的源头。作为党报印刷企业的制版工作人员,笔者结合实际工作,在此分享在报纸版面文件管理中保障出版安全的一些创新做法。

以中东地区某油气EPC工程为例谈总承包视角下的供应商文件管理

在中东地区的大型油气化工、能源设施等EPC工程建设项目中,业主普遍对设备采购中的供应商文件有着较为严格的交付要求,部分中国的工程EPC总承包和设备供应商因为不熟悉这些规则,造成文件无法正常交付、交工困难等情况。因此,如何做好供应商文件管理对于EPC工程总承包方的整个工程项目合同执行和履约至关重要。基于此,介绍了此类EPC工程项目中总承包在各个阶段对供应商需提交文件的典型要求,列举了不同类型设备所需的厂家文件主要内容,并针对中国工程总承包企业在EPC项目实施过程中普遍存在的全球国际采购供应商文件管理难题,探讨了供应商文件管理的一些流程优化、催交操作程序等良好实践,并总结了管理供应商文件的目的和作用,以期为相关领域的工程EPC总承包及设备供应商和生产厂家提供参考。

信息治理视域下的关键文件管理策略研究

信息治理主要致力于管理机构的全部信息,在最大限度提升信息价值的同时,最小化信息风险和管理成本。文件信息管理是信息治理的核心和基石,关键文件作为文件大家族中的特殊一员,能够支撑机构有效恢复因为各种灾害和紧急情况导致的业务瘫痪,并保护机构和相关人权益。根据美国部分机构发布的关键文件管理政策指南和相关研究成果,综合分析信息治理视域下的关键文件管理策略,包括信息治理与关键文件管理的关系,关键文件管理的具体策略,以及关键文件管理策略对我国的启示。

社会需求视角下《电子文件管理》课程内容设计研究

文章基于需求导向与以人为本理念,对电子文件管理社会需求进行调研,发现当前社会对电子文件管理前半段工作存在较大需求,而《电子文件管理》课程教学内容在满足社会需求方面的针对性不足。据此,文章对《电子文件管理》课程的内容设计提出了针对社会需求增添内容、根据整体学习状况简化内容、考虑宏观教学体系协调内容等建议。

单轨赋能档案事业转型 科技予力档案行业赋能——2022年中国电子文件管理发展报告

2022年,电子文件的管理实践进一步突破,在政策法规建设、标准规范完善、单轨制管理探索、数字档案馆(室)网格布局等多个层面协调共进、全面发展,喜结硕果。2022年我国电子文件管理实践发展概述2022年是全国各级各类文档管理机构与部门全面落实《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)与《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称“‘十四五’规划”)的一年,电子文件归档、移交等的制度建设成为全国各级各类综合档案馆和机构文档管理部门的年度关键任务,“增量电子化”的处理成为全国档案机构数字化转型面临的共同挑战。

我国高校电子文件管理整合探讨——评《“区域-国家”电子文件管理整合研究》

大数据时代需要整合多元化的信息资源,所以档案信息资源的整合是档案界多年来研究的重要内容,而电子文件管理整合是档案信息资源整合的重要推手,“区域-国家”电子文件管理整合为国家电子资源的全面收集、安全存储、有效利用提供多角度的实践探讨,也为各领域电子文件管理整合提供经验借鉴。在该背景下,深入探讨高校电子文件管理整合路径,实现高教领域电子资源跨区域整合,既可以丰富国家电子文件资源种类,拓展国家电子文件整合的广度,也将加速推进“区域-国家”电子文件管理整合的实施进程。

参与式文件管理连续体模型分析

迄今为止,档案学界很难用一个确切的词语对各种复杂的参与活动进行定义。胡维拉(Huvila)呼吁“建立档案环境中不同程度参与的模型”,澳大利亚学者格利高利·罗兰(Gregory Rolan)在文件连续体模型的基础上,提出了参与式文件管理连续体模型,该模型描述了参与者与档案记录所代表的参与活动之间的距离以及参与的复杂性。文章通过案例验证该模型在参与式文件管理中的成功之处,并探讨了该模型的适用性及存在的问题,认为该模型可能并不能接纳所有类型主体的参与,难以达到所有参与者所期望的全维度深度参与,机械的模型缺乏对参与者需求的考量。

面向单轨制的我国电子文件管理政策法规建设:发展调查与推进策略

政策法规建设是推进和保障单轨制进程的重点任务。文章通过文献调查与内容分析法,梳理总结我国单轨制导向的电子文件管理政策法规建设特征与核心主题现状,发现我国单轨制相关电子文件政策法规在建设协调性、内容刚性和前端管控规定等层面仍有较大提升空间。基于此,提出进一步完善的策略:构建协同发展的电子文件单轨制管理政策法规体系;进一步明确电子文件管理的单轨制转型方向;深化政策法规对文件管理活动的前端控制要求;立足业务驱动,实现多领域电子文件的广泛转型。

数字连续性在电子文件管理中的应用——以电子会计档案为例

探究数字连续性在电子文件管理微观层面的应用,有助于深化并促进中国电子文件管理的发展。首先,基于理论分析和文献分析构建起数字连续性在电子文件管理中的DBS三维一体应用框架;其次,以电子会计档案为例,将应用框架映射到电子会计档案管理中,结合政策标准的文本分析数字连续性的应用体现在关联数据要素、管控单一节点、开发系统接口等方面;最后,总结数字连续性在电子文件管理中的应用成效,并结合我国电子文件管理现状,提出加强数字连续性的战略布局和顶层设计、完善电子文件管理标准体系和管理机制、应用数字连续性保障电子文件管理能力的展望。

以信息化手段实现计量技术文件管理标准化

随着计量技术的不断发展和应用,计量技术文件管理的标准化成为一项迫切需要解决的问题。传统的手动管理方式已经难以满足现代化、高效率的管理要求。文章旨在探讨通过信息化手段实现计量技术文件管理的标准化,并提出一种可行的方法和策略。首先,介绍了计量技术文件管理的意义。然后,详细阐述了信息化手段在计量技术文件管理中的应用,并提出了标准化的目标和原则。最后,提出了以信息化手段实现计量技术文件管理标准化的措施,对于推动计量技术文件管理的标准化具有重要的实践意义和应用价值。

二维码技术在企业电子文件管理中的应用路径与对策

二维码技术在诸多领域的成功运用,为实现企业电子文件更加高效、便捷、安全的管理提供了新思路。本文拟在对比分析二维码技术与条形码技术的基础上,探讨二维码技术在企业电子文件管理工作中的具体应用路径与方法,并针对可能出现的认知度较低、潜在安全风险、技术更新迭代、初期工作量大等障碍,提出相应的解决对策与建议。

数据治理创新生态 产教融合塑造未来——2023档案数据产教融合大会暨第十三届电子文件管理论坛在宁波成功举办

10月14-15日,由国际档案理事会、中国人民大学、宁波市人民政府指导,中国人民大学信息资源管理学院、宁波市档案局和宁波市档案馆联合主办的2023档案数据产教融合大会暨第十三届中国电子文件管理论坛在浙江宁波隆重开幕。此次大会以“面向数字中国战略的档案数据创新与发展”为主题,来自党政机关、企事业单位、高等院校、科研院所、档案信息技术公司的约500位专家学者、嘉宾代表相聚甬城,分享档案数据治理的最新理论见解和实践经验,共商档案数据产教融合的路径和方法,展望档案事业现代化图景。

从药品检查角度分析与研究制药企业文件管理的常见问题及改进措施

药品生产企业文件管理是决定“上层建筑”的“基础”,对于保证产品质量、确保合规性以及满足药品监管要求至关重要。本文从药品检查的角度出发,对药品生产企业文件管理中的常见问题进行了分析,并提出了相应的改进措施,包括深入贯彻全员质量意识、真正建立良好的文件体系、运用现代化电子信息手段等。本文希望能够为制药企业改进文件管理提供参考。

浅谈防水企业实验室的文件管理

目前,已有近百家防水企业通过了防水行业的标准化实验室评定,获证企业实验室的管理、检验水平有了明显的提升,但普遍在文件管理方面存在不足。本文对企业文件管理方面经常出现的问题进行归纳汇总,从文件、记录的完整性、充分性、一致性及使用管理等方面进行了原因分析并提出改进建议。

面向知识管理的国家科研项目集成化文件管理体系构建研究:背景、框架及模型

本文提出了开展面向知识管理的国家科研项目集成化文件管理体系构建研究的设想及其理论模型,以支持具有跨部门和跨系统管理特点,多元化和多层次服务特征的国家科研项目知识积累、共享、交流和创新;为科研项目全生命期的知识资产动态捕获、增值保存和有效复用,文件流、知识流和和科研工作流无缝集成提供理论与应用支持,以完善我国国家科技创新体系,提高基于证据的国家科研项目治理水平。