卷内备考表的填写不可忽视

卷内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,填写项目还包括:立卷人、检查人、立卷时间等。 笔者几年来一直从事业务监督指导工作。

不可忽视卷内备考表的填写

在几年的业务指导工作中,笔者看到许多单位的档案人员忽视卷内备考表的填写。有的只填写了立卷人和立卷时间,有的卷末甚至没有备考表。国家档案局《机关档案工作业务建设规范》中要求:“有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上,以示负责。备考表应置卷尾。”笔者认为,备考表是一个完整案卷的重要组成部分,应认真填写以下几项主要内容:

关于卷内备考表的思考

崔锋、胡永贺在2009年第4期的《山西档案》上就卷内备考表的放置位置和内容提出了两点建议。

两种卷内页号改错的方法

在档案著录、检索利用等工作中,我们常常遇到卷内页号重编漏编现象。笔者现介绍两种卷内页号改错的方法: 一种方法是:从卷内最先出现错(漏)号的张页起,按流水顺序重新编写页号,直到本卷最后一页。这种方法虽然符合档号编制规范,但易引起一系列连锁反应,造成大量返工。因此,该法主要适用于检索工具单一或起初立卷时的页号改错。另一种方法是;给卷内文件中的重号(漏编页号的按重号处理,下同)依次配上不同的英文字母.利用字母间的自然顺序,将重号区分开,而卷内原页号顺序仍保持不变。如某卷原页号顺序是:1、…9、9、9、10可改为:1…9、9A、9B、10,同时,在卷内备考表中注明“第9页号共三页”。

谈高校专兼职档案人员良性互动机制的建立与完善

随着高等教育事业的发展、高校档案工作量的不断增加,专职档案人员明显偏少,仅靠为数不多的专职档案人员来完成现有档案日常管理工作,已显得捉襟见肘。如何深入挖掘各部门兼职档案人员这部分资源的潜力,充分调动他们工作的积极性,让专、兼职档案人员良性互动,形成一个结构合理、目标统一的档案人力资源体系，使档案管理工作更加科学、规范、高效，是解决高校档案管理工作中的一个重要课题。

《工业企业档案分类试行规则》试行浅探

1992年开封市决定在企业推行《工业企业档案分类试行规则》。为了稳妥起见,三月份我们分系统举办了短期培训班。将实施《工业企业档案分类试行规则》的意义、分类原则、类目设置、类目标识、各类文件材料的整理方法、归档内容及保管期限等都作了详细讲解并提出了我市的贯彻意见,供企业参考。我们要求各系统先搞试点,而后全面铺开。目前,试点工作已经结束,在工作实践中我们发现了一些问题,经研究是这样处理的,现提出来供同行参考指正。一、采用标准企业档案作为一个有机整体打破了传统的文书档案、科技档案分割的管理方式。

招标投标项目档案收集整理规范——以安徽省滁州市规范招标投标档案工作为例

招标投标是我国近年来不断完善和快速发展的一项重要工作之一,它的存在与成长有效地节约了政府在各个领域建设、采购等项目上的投入,也有效地防止了贪污腐败的滋生。我国近年来相继出台了《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《电子招标投标办法》等法律法规,但至今尚未对招标投标档案管理工作进行明确规定。而招标投标档案具有极大的保存价值,能够真实、完整、有效地反映出项目招标的整个过程,在项目出现问题时,能及时为招标人对项目建设、采购等工作提供有价值的参考数据。

档案纸质资料编码探索

根据《辽宁省归档文件整理实施细则(试行)》中第七章"归档文件的编号"第三十条中有关页数的规定为"页数:是指每一件归档文件的有效页数。文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序;无页码的文件以件为单位,从‘1’开始编制流水页码,正面在文件右上角,背面在文件左上角。"中国船级社在质量管理程序文件WIAR403-2"立卷与归档须知"6.7条中也有类似的规定:"6.

房地产抵押与按揭材料的归档与管理探讨

随着房地产业的飞速发展和房地产市场经常的繁荣,房地产抵押活动日趋活跃,房地产"按揭"行为也不断步入我国的经济领域。什么是"房地产抵押",什么是"按揭"呢?二者之间有什么异同点?是否应进行权属登记?所形成的资料的归档与管理等。就此,谈一下自己的看法。一、两种不同的概念《中华人民共和国城市房地产管理法》(以下简称《房地产管理法》)第四十六条对"房地产抵押"

没有批复的请示如何归档

笔者在指导机关企事业单位进行文件材料归档立卷和检查一些单位文书档案案卷时,发现不少单位在归档时,对没有批复的请示要不要归档,怎样进行归档,是作为永久、长期保存,还是作为短期保存,意见很不一致。归纳起来主要有以下几种意见:

玄武区照片档案整理规范

照片收集的范围1.本单位召开的各种会议的重要照片;2.工艺操作、产品、设备的照片;3.党和国家领导人来视察工作的照片》4.重要领导人、先进集体和先进令人的照片;5.本地区的名胜古迹、自然风光及城市开发等的照片。(收集照片的同时还应该收集底片,底片与照片的影像应相符。)

婚姻档案整理办法

近年来各种门类和载体的档案出现,给档案行政管理部门的业务指导带来了新课题,虽然国档〔1987〕27号文件《机关档案工作业务建设规范》已下达,但只是原则性的规定,具体的各种档案的整理规范还得逐步形成。婚姻登记材料,我区有关部门一直很重视立卷归档(复、离婚材料由区民政局立卷归文书档案,结婚登记材料由各街道办事处立卷归文书档案)。去年在档案工作检查中,我们发现婚姻档案在公民出国定居。

有关《文书档案案卷格式》的几个问题

本刊第二期登载了国家档案局颁发的《文书档案案卷格式》。为解决大家在贯彻执行中的疑难,本期特约请参加该文件起草工作的朱煜同志谈谈有关问题。

中华人民共和国国家标准 科学技术档案案卷构成的一般要求

为加强科学技术档案管理,提高案卷质量,更有效地服务于经济建设,特制定本标准。1 主题内容与适用范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。

中华人民共和国国家标准文书档案案卷格式

国家档案局起草的《文书档案案卷格式》已经国家技术监督局批准为国家标准,自1989年3月1日起实施。为便于本市各地、各机关按此办理,本刊将其登载。

中华人民共和国国家标准——科学技术档案案卷构成的一般要求

为加强科学技术档案管理,提高案卷质量,更有效地服务于经济建设,特制定本标准。1 主题内容与适用范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷管理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷要求可参考本标准。2

不可忽视“备学表”

卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。根据多年的工作实践，笔者认为一个单位卷内备考表的使用和填写情况从侧面反映出该单位档案工作的质量和受重视程度。按照国标规定填写卷内备考表是立卷归档的重要内容，然而在实际工作中，卷内备考表在制作、使用和填写中没能受到应有的重视。

广东省房地产档案业务规范

由广东省档案局和广州市房地产档案馆联合起草、广东省质量技术监督局批准发布的广东省地方标准《广东省房地产档案业务规范》是广东省发布的第一个档案工作地方标准,也是国内第一个以标准形式发布的房地产档案业务规范。2012年《广东档案》第4期已经刊登了该规范,为了使该规范得到更好的贯彻实施,本期予以刊登该规范具有较高实用价值的附录A《广东省房地产档案分类编号办法》和附录B《广东省房地产文件立卷方法》,以供参考。