收文登记与卷内目录填写应当分开——与徐哲同志商榷

书之友》1993年第5期徐哲《浅谈攸文登 记与案制卷内目录)填写一体化》一文(下称“徐文”),提出了将收文登记同填写卷内目录合二为一、一填两用,以此提高文书工作效率的设想。笔者认为,徐文的愿望很好,但其设想并不可行,理由4,-F:

全宗卷中如有大量文件，一个档案盒装不下，卷内目录的页次将如何编写？第2盒的页次是从第1盒的页次延续下来，还是重新从“1”开始？

全宗卷是集中保存档案管理活动中形成的、反映全宗历史面貌的各种材料的一种案卷。如果全宗的历史较长，形成的材料很多，可以按问题、或时间顺序分别组卷，装盒保管。全宗卷文件页号的编制方法有两种，一是如果按卷装订，每卷一个流水号，第二卷不是接续第一卷的页号，而是重新从“1”开始编制。

如何将归档部门产生的卷内目录转换为档案馆机检文件级目录

目前大多数档案馆（室）已采取由归档部门立卷的制度。以往，各归档部门在组卷时，用Word或Excel软件著录打印了档案的卷内目录，但当归档部门将档案移交档案馆后，档案馆在对接收档案进行数字化处理（如编制机检文件级目录）或打印全引目录时，还要对档案目录进行重新著录。

浅谈 “卷内文件目录”的编制

“卷内文件目录”是以单份文件为著录对象,文件字号、责任者、题名、日期、页号为主要著录内容,并以文件在卷内的排列为序,所组成的条目组合体。它起到了揭示卷内文件内容、统计卷内文件份数。

卷内文件目录中顺序号的确定

在卷内文件目录的七个项目(顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注)中,填写较复杂的有三项——顺序号、责任者、题名。

卷内文件目录表之规格应改

在工作实践中,我觉得国标卷内文件目录表的一些栏目规格应作改动,特别是文号栏太小,填写时实感困难。文号,如果填一年中发文的顺序号是不准确的,也不便于检索利用。《国标文书档案案卷格式》第3·4·2条说:文号,文件制发机关的发文字号。《文书学》(松世勤著,1986年版P57)

卷内文件目录不必都实行“逐份填写”

填写卷内文件目录的目的是便于利用者及时、准确地找到所需要的文件。不管是今后运用计算机检索,还是档案的著录,其目的始终如一。一般情况下,逐份填写卷内文件目录,有利于利用者从不同的角度提出查找档案的线索。

“卷内文件目录”的编制

“卷内文件目录”是以单份文件为著录对象,文件标题为主要著录内容,并按文件在卷内的排列为序组织的条目组合体。它起到了固定卷内文件的排列顺序和便于利用者按目录查找所需文件的作用。因此,我们在每年的立卷归档工作中,拟写卷内文件目录便成了必不可少的一个环节。拟写卷内文件目录看来似乎并不困难,按规定格式项目逐一填写即可,没有什么更多的技术问题需要研究。然而,笔者在几年的业务指导实践中,发现在填写卷内文件目录这一环节上也还有若干特殊情况需要特殊对待。

也谈卷内文件目录中责任者的填写——兼与赵汝周同志商榷

偶读赵汝周同志《卷内文件目录中责任者填写之我见》(《四川档案》1991年第5期,以下简称《我见》)一文,收益匪浅。目前,基层单位在文书立卷工作中,对卷内文件责任者的填写,不论认识上还是具体作法上都很不统一,确实有必要进行探讨。 文件的责任者是指制发文件的机关或个人。在卷内文件目录中,责任者是一个重要的著录项目。卷内文件目录作为一种检索工具,其中任何一个需填项目都是查找利用档案文件的检索途径之一。

逐“份”填写卷内文件目录为好

卷内文件目录是一卷案卷的索引,其填写质量的高低,对日后档案的利用,检索工具的编制,档案的著录以及计算机检索等,都有着一定的影响。在实际工作中,笔者见到两种填写方法,一种以“份”为单位逐一填写,另一种则把密不可分的两份或两份以上的一组文件(如请示与批复)作为“一份”填写。我认为,填写卷内文件目录以“份”逐一填写更好,其理由如下:

卷内文件目录中责任者填写之我见

文件责任者是指拟制文件内容或对文件内容负有责任的团体或个人,亦称文件材料的署名者,过去称之为文件作者,但它比文件作者的提法更准确。卷内文件目录中责任者的具体填写方法我认为有以下12种。 一、责任者名称太长时,可填写通用简称。如“四川省科学技术委员会”可简称为“四川省科委”。不能使用不通用或不伦不类的简称,如“本委”、“本局”、“本厂”、“本校”等,又如“成都市都江堰管理局”不得简称为“都管局”或“成堰局”。

卷内文件目录填写之我见

卷内文件目录填写之我见丁庆林题名，又称文件标题。它是卷内文件目录的重要组成部分，是卷内文件的索引。科学、规范、实用、醒目的题名，有利于全面、确切地揭示出卷内文件的内容和成分，达到迅速、准确查阅档案文件之目的。把握题名的填写方法，提高题名的填写质量，是...