无纸办公室——美国试验现代化办公室一例简介

近二十年来,由于缩微照相和电子检索技术的应用,文件材料自动化管理有了很大的发展。国外一些专家曾经预言,人类将会进入“无纸社会”。一九七九年五月,美国微型网络有限公司在华盛顿哥伦比亚特区水门综合企业开办了一个“无纸办公室”,就是对于办公室工作现代化的实际试验。它证明,缩微照相同电子计算机检索相结合全文献贮存和处理文件材料,将是办公室文书档案工作现代化的一个重要途径。这个试验性无纸办公室的大致情况如下:

未来的“潇洒办公室”

未来的办公室是个什么样子?计算机、传真机、电话、复印机、又在扮演什么样的角色?简洁、快速、智能——它们完全地“潇洒”起来。

21世纪的公司

在本文中,世界最大的多国公司主席描绘了他对"21世纪公司"的看法.21世纪公司的办公室将计算机化,不用公文,并由全球通信网联系起来,工厂将全面实现自动化、机器人化.人工智能在服务程序方面将起很大的作用.为了向这样的公司转化和发展,要求有完全现代化的组合系统.然而,许多公司尚未学会在他们的机构中采用这种系统方法.需要训练有素的人才也是发展这种公司至关重要的因素.

报刊文摘

最近,从巴黎透露出一起真实的间谍故事的内幕。该故事源于一份从莫斯科“偷渡”到巴黎的绝密文件——“再见”。 1981年春,法国国内反间谍局意外地收到两封信,其中一封装有一叠有关苏联秘密组织情况的文件。寄信人是一个法国人。他说,在他到莫斯科旅行时,一位苏联“密友”“冒着生命危险”

随身带着走的USB网卡

在因特网的高度发展下,浏览界面或是收发电子邮件已经是司空见惯的事,除了家庭使用者,藉由 Modem 拨接连线上网外,企业内部的个人电脑也都架构企业网路(Intranet)形成工作群组,不同部门的不同电脑便可透过网络,从事各种资料的传送与交换,因此甚至有人提出「无纸办公室」的概念,所有的表单或文件都透过电子文件数位阅读的方式达到资讯广泛发送与交换的目的,不仅速度快而且成本相对较低。

文件周转管理

指出，完全过渡到“无纸办公室”的预言是不正确的。由于这个缘由，能完善自动化工况下这些文件的查寻、处理和输出的系统和设备的研制将继续下去。Interleaf公司研制的RDM文件管理系统，就是属于这样的系统，该系统保证对文件在其有效期内的所有阶段实行管理，包括对所采用的所有形式的程序、计算机和操作系统实行监控，这种监控是面向关系型数据库Oracle的应用，并保证在1天内对1亿个文件进行管理，有可操作性。RDM主要用于商业文件管理。RDM的开放结构可应用带PC、Mac和Onix系统的工作站、用户服务器、多用户工况，电子邮件，面向目标的询问语言，GUI和Windows系统。RDM系统在FordEuropa，Saal，Motorola和TexasInstruments等大公司中得到应用。Interleaf公司在管理公司及其各分部（与其距离和配置无关）的文件周转中，显示了RDM系统的效能。RDM系统考虑了对信息非法存取的防止措施。该系统广泛应用程序来处理Wordperfect，Word文字。系统通过及时追踪文件的变化，保证始终鉴别使用的文件，已发送的文件和存储的文件。

打印“无限”

没有任何连线,只是轻轻一按,掌上PC里的文件已经神不知鬼不觉地发送到打印机里、被悄无声急地打出来了。以上这一幕既非魔术场景,也不是谍海风云,只要你拥有惠普刚刚发布的LaserJet2100系列激光打印机——

自动化的文件管理系统

信息技术发展的最有前途的方向之一，就是建立无纸办公室，其关键因素是基于电子载体的文件存储、处理、传递和显示系统。建立这样的办公室是很现实的问题，关于这一点可以用办公室纸张文件耗用量数字来说明。例如，前不久在欧洲经营的美国工业集团每年产生1900万页的文件（样本，技术文件和贸易文件）。这种情况下耗用1700万法郎用于文件管理。这个集团现在采用了计算机支持的自动化文件管理系统XeroxBusinessServices。据报导，该系统采用了石油公司BPoil的Kodak显微胶卷技术。XeroxBusinessServices系统的应用，保证了相当2000万页纸张文件的管理。费用降低了14～20％。据报导，Kedak公司研制的自动化系统每月处理30万页文件。建议合理计划自动化的文件管理系统需要经过以下阶段：分析，方案制订，实施以及各阶段的内容。

集成信息处理系统的应用

探讨了企业依靠广泛应用因特网和内部网信息通信功能潜力推行无纸办公室的前景。上述两个网络可以不利用纸质文件进行主要信息流的综合处理，论证了对先进的集成信息处理系统功能的下列要求：集成化综合处理信息；自动化处理输入文件；控制传真和电话通信，综合控制信息过程费用；任务分配系统一体化；保护信息；生产过程及其管理文件编制，还对内部的技术功能提出了下列要求：保证已结构化的和未结构出公司信息的交流条件；协调局域网（LAN）和广域通信网（WAN）的相互配合；保证企业所有部门之间实现连续不断的信息协作；准备信息资料；应用配套设备和信息技术设备标准。介绍了MAZ（MicroelectronicAnwendungZentrumHambury）公司应用内部网的经验。探讨了应用内部网的一些重要方面．如内部同诸要素引入的责任分配和它们的可靠性，以及费用额等等。

硬件

加装多个软盘驱动器 我有一个基于486的系统,有四个在前端可访问的驱动器槽。是否有可能安装三个软盘驱动器——两个3.5寸盘和一个5.25寸盘——或是我必须购买一个外部附件?如果我可以安装三个软驱,那么我如何配置它们?我的系统BIOS只设置为带两个驱动器,那么如何实现第三驱动器的安装?

二十一世纪的档案

据外国杂志报道,英国档案工作者、档案管理员都在瞩目本世纪以后的档案趋势。英国档案工作者协会举办在职训练班。