案卷目录号不宜用作档号

案卷目录号不宜用作档号杭州大学历史系何嘉荪本栏责任编辑傅华案卷目录号是档号的组成部分，这已是许多人的共识。然而，笔者在研究档案管理自动化过程中却发现，把目录号视作档号实际上不利于计算机自动处理档案信息。手工管理的产物案卷目录号，顾名思义是档案馆藏案卷...

“案卷目录号”的编制方法

目前,随着社会经济的发展和科学技术的日益进步,档案工作范围不断扩大,各种门类、不同载体的档案材料日益增多,这给档案的科学整理、管理带来了新课题。特別是“档号”中“案卷目录号”的规范编制。已成为科学地集中统一管理各种门类档案的一个紧迫的实际问题。但在目前,由于我们对于档案以及其中的一个部分——案卷目录号还没有取得统一的认识,因此,在案卷目录号的编制上出现了诸多混乱的现象:有的“档号”残缺不全,只编制了全宗号、案卷号、页号(或件号),而未编目录号:有的重复混乱,一个全宗内各种门类档案的案卷目录号相同,都为1、2、3……,或用1、2、3……分別代表各种档案。这样编制既不易区分各门类档案,又不利延续编制目录号。还有的使用汉字加数字编排目录号,如文1、会1、科1等。在案卷目录号的编制上各地不尽统一,差异很大,这给档案整理、管理与检索利用带来极大不便。因此,案卷目录号编制的规范化已经成了实现档号编制规范化的一个重要内容。全宗理论是档案管理的一个基本理论,案卷目录号的编制也离不开这个理论的指导。

在同一全宗内案卷目录号相同怎么办?

《甘肃档案》编委会: 我们在编制档案检索工具的过程中,遵循“在一个档案馆内,不能有相同的全宗号;在一个全宗内,不能有相同的目录号;在一个目录内,不能有相同的案卷号;在一个案卷内,不能有相同的张号”的原则,编制案卷目录遇到了一个较难解决的问题;在同一全宗内出现案卷目录号相同问题怎么办?

档号的编制

档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号。文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称,包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。