助理工作指南——日程安排(三)

日程表的管理●必须经上司确认日程安排中的常规性工作具有重复性,一些助理觉得反正没有什么大的变化,就懒得请上司确认。但是助理无权决定上司的工作日程,因此制订日程表时应与上司商量,或最后请上司确认。对有一定能力和经验的助理,上司一般只会说自己想跟谁见面,见面时间、地点等都交给助理安排,助理在安排妥当后,也必须让上司确认。●不能私自预约助理接到要求面见上司的电话,

助理工作指南——信息收集(一)

上司的主要工作是决策,而正确的决策必须以准确、及时、充分的信息为依据。因此,信息工作就成为助理日常工作中的一项重要内容。助理的信息工作就是收集信息、鉴别真伪、整理归类。基本原则实事求是1.不要过度加工。有位公司老总讲过一个耐人寻味的小故事：＂一天我坐车路过一家蔬菜店，看见门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮被太阳晒得红红的，上面还沾着泥巴。我小时候在家里种过洋葱，所以感到非常亲切。到了办公室后，我请行政部门的员工到那家蔬菜店给我买个洋葱。可是，当洋葱放到我办公桌上时，只剩下里面那点儿心儿了。

助理工作指南——出差工作(一)

上司经常要出差,去洽谈业务、推广新产品或解决与客户之间的纠纷。很多出差任务是临时定下来的。在出差之前,上司既要考虑如何完成出差任务,又要考虑如何安顿好公司内部的事务,所以助理应主动承担上司出差的准备工作。准备工作与陪同人员沟通很多时候上司是与其他部门的负责人一起出差,所以在做出差准备时,应与陪同上司出差的人员多沟通,以保证出差圆满顺利。

助理工作指南——日程安排(一)

现代企业高管的工作千头万绪,从内部人事安排到营销、研发、生产等,几乎无所不包。为了抓住大事和重点,提高工作效率,助理必须为上司管理好时间,安排好上司的工作日程。 日程安排的内容 在上司的日程安排中,有很大一部分内容是安排各种会面。助理必须对上司的职责非常熟悉,这样才能确定是否给予安排。

助理工作指南——信息收集(二)

收集方法 毫无疑问,互联网是信息的海洋,利用网络各种信息唾手可得。除了互联网,还有一些传统的信息收集方法。●剪报一般的信息大部分可以从各种公开发行的报纸杂志上找到,可以用剪报或者复印、扫描的方式收集。这类信息范围广、数量大,收集时要注意几点。1.扩大收集范围。助理收集到的报纸杂志毕竟有限,所以还要请其他部门提供他们订阅的报纸杂志。

助理工作指南——文书写作(二)

传真与电子邮件在助理的日常工作中,用发送传真和电子邮件的方式进行沟通已越来越普遍。传真和电子邮件均采用电子传输方式,其阅读自然有别于传统纸质文件。为了达到有效沟通的目的,助理在撰拟、发送传真和电子邮件时应格外关注一些细节。

助理工作指南——会务工作

企业经常召开的会议有企业内部的会议,也有企业外部的会议;有定期的例会,也有临时性会议。企业内部的会议主要有股东大会、董事会会议、公司的事务会和业务会等;企业外部的会议有行业开发战略研讨会、新产品开发讨论会等。做好会务工作是助理的职责。会前准备工作公司的事务会、业务会等例行会议,

助理工作指南——文书写作(一)

文书是企事业单位在内部管理和对外交往过程中形成并使用的具有一定格式的应用文体。在企业，文书一般分为两大部分：一部分用于对外商务交流，如邀请函、贺信、报价函等；另一部分用于企业内部管理，如讲话稿、计划、工作总结等。当然，讲话稿也可能用于商务交流，比如上司参加客户新产品发布会被邀请发言。

助理工作指南——出差工作(三)

和上司一起出差 到达目的地后，上司与前来迎接的人见面，此时助理不要急于和对方打招呼，要待上司与对方寒暄过后再上前问候。上司与对方寒暄时，助理要保持适当的距离，注意回避。如果双方是久别重逢，一见面也许会有说不完的话，而且多半与工作无关。为了按预定的时间进行活动，此时助理应向上司提示具体时间，同时提醒对方的助理。

助理工作指南——日程安排(二)

制订日程表的方法 上司的工作有日常性工作和突发性工作之分。日常性工作是相对固定的或事先计划好的工作，比如开会、出差、接待来访等。突发性工作是根据需要临时安排的工作。助理通常是根据日常性工作制订日程表，当突发性工作出现时再灵活处理。

助理工作指南——日程安排(四)

注意事项 统筹安排提效率 上司外出拜访客户,按照日程,当天要走访三家公司,在顺序上如何安排,助理应统筹考虑,设计最佳行车路线,尽可能缩短花在路上的时间。当然,如果某公司的事情最重要,那么在顺序上应予优先安排。

助理工作指南--资料整理(二)

上司工作繁忙，不可能亲自拆看所有文件资料，所以助理收到各种文件资料后应先进行筛选，将它们分为必须交由上司处理的和可以由自己处理的两类。至于如何分类，助理应与上司事先约定。

助理工作指南——出差工作(二)

动身当天，不论上司是从公司走还是直接从家里出发，助理都要安排好送站的车辆。动身之前一定要提醒上司再仔细检查一下公、私物品是否带齐，如有遗漏，要及时补上。