推进学生参与全流程档案管理 全面提升学生档案主体意识——以上海大学学生档案管理工作为例

学生档案的建立和完善主要发生在大学阶段,随着毕业生就业,学生档案即转递出校,成为真正意义上的人事档案。在这个过程中,毕业生应当及时向高校档案管理部门填报档案转递信息,确保档案接收单位信息真实准确完全,并最终确认档案安全到达就业单位。这是学生和高校档案管理部门的协同工作,学生在其中是不可或缺的角色。

双中心模式:数智环境下红色档案治理模式探析

数智环境为红色档案实现从管理到治理的转变创造了有利条件,论文分析了现阶段红色档案管理面临着“事由”与“来源”和“单一”与“多元”的双重困境,并在此基础上提出红色档案治理的“双中心”治理模式。一方面,通过建立数字全宗和进行智能管理实现“以数字全宗为中心”的内部治理;另一方面,通过构建用户画像和收集用户反馈实现“以用户交互为中心”的外部治理,并将移动互联技术应用于红色档案治理的全过程,以期促进红色档案活化、社会记忆构建和文化基因传承,为相关理论研究和实践探索提供参考借鉴。

学生档案集中式管理模式实证研究

学生档案中包括本科生档案和研究生档案。历来的管理模式中,本科生档案和研究生档案隶属于不同的部门管理,如:本科生档案属于就业办或学工办管理,而研究生档案隶属于研究生院管理,不同管理单位分别拥有自己独立的管理系统和库房。然而,随着研究生不断扩招,研究生档案由于研究生自身的特性带来的管理日趋复杂。2019年,笔者所在高校上海大学研究生院提出将研究生与本科生档案合并,统一管理,实现集中式管理。

综合性大学档案利用趋势研究

本文探讨了目前综合性大学档案利用中存在的问题并在此基础上提出了应对的对策。

高校档案馆的开放式转型研究

档案馆作为社会公共文化机构的重要组成部分,常与图书馆、博物馆相提并论,均为传承人类文化的重要组织,承担着守护人类社会记忆的重要责任。我国各级各类档案馆虽然大量的接收各类档案,但档案馆面向公众的开放程度以及文化辐射能力上与其他文化机构相比还存在较大差距。本文以高校档案馆为例,从业务实践的角度探索高校档案馆开放过程中面临的矛盾与困难,并试图从深化高校档案馆开放的视角去理解和诠释当今高校档案馆的转型实践。

本科生档案转递远程登记系统的智能化设计——以上海市某高校为例

通过本科生档案转递远程登记系统的智能化设计,实现本科生档案的转递数据登记上传、转递影像上传、转递数据自动比对、转递数据管理、档案及时流转。最终建成一个功能比较完备、数据比较智能的本科生档案转递远程登记系统。

高校档案馆信息系统等级保护定级工作探究

本文从本单位的档案管理系统等级保护定级工作实践出发,对高校档案馆信息系统安全等级保护工作的现状进行分析,并提出如何推进相关工作的建议。

档案信息化下的研究生档案转递系统智能化升级研究——以上海某高校为例

研究生档案归档情况复杂、转递数量庞大且时效性强,需要高效且准确的转递流程。研究生档案远程转递系统采用远程登记申请转档、系统自动搜索归档数据库匹配、颜色标记突出、自动反馈不转档原因等信息化的手段提高了工作效率,替代人工,具有转档远程化、自助化、智能化及高效的特点。

一种效果历史:人文视角下的非结构化档案数据知识化研究

非结构化数据当前是计算机数据的主要类型,并且以几何级数增长。在档案领域,非结构化数据的主流地位体现得尤为显著,非结构化数据是人类活动更为原始、具体和丰富的记录。人工对海量的非结构化档案数据几乎无能为力。将非结构化档案数据知识化乃至进入知识图谱构建,需经知识化、知识融合、知识推理三个步骤。经过知识化的非结构化档案数据通过融合和推理的方式进入一个广域的知识图谱中,其展现的历史图景是带有意向性的“效果历史”,更隐含着数字人文的效果历史意识。作为效果历史的知识图谱实际上暗示着历史主义在效果历史意义上包容性的强势回归。

大学生就业中的档案工作解析

相比那些薪资高、科技含量高的工作,档案工作对于应届毕业的大学生来说会略显沉闷、枯燥。但是相对于就业难,工作不稳定等大学生就业现状,档案工作由于其特殊的稳定性,又吸引了一些年轻的大学毕业生就业。大学生对档案工作的认知和档案工作对就业大学生的要求有共生之处,又有着矛盾的共存,解读两者之间的关系,对于发挥大学生在档案工作中的优势,促进档案工作的持续发展很有意义。

技术、经验与民主化——知识图谱应用于档案资源开发的认识论研究

知识图谱是一种以知识为实体来进行建模的技术,用以认识和理解真实世界的实体和实体之间的关联。海量的档案资源及成熟的数字环境为知识图谱应用于档案资源开发创造了实践条件;对实践层面的充分探讨,为知识图谱应用于档案资源开发提供了良好的认识论研究基础。认识论研究从“去情景化”和“再情景化”两个方面展开,并揭示出技术的民主化特征。

档案转递通知单和回执的创新性改造研究

在档案信息化建设的浪潮下,国内高校原来的档案转递通知单和回执的缺点日益凸显,存在手工劳动多、经费投入多、不够环保和安全、效果不佳、查询不便等弊端。创新性改造应坚持三个原则即信息化的原则、环保节约的原则、人身安全的原则。上海大学积极开展实践,制定了改造方案,取得了预期成果,包括存根的取消、版式的优化、电子章的制作、回执远程上传和回执管理功能的设计开发。改造后增加的纸张成本非常低微。

学生档案去向查询功能的创新实践

学生档案去向查询功能要实现传统模式向新模式的转变。原来的学生档案去向查询功能主要供毕业生查询档案是否在校,以及查询档案接收单位、接收单位地址、接收单位邮编、收件人、收件电话,还有快递单号、转递日期等内容。新版学生档案查询功能则通过增加显示归档记录、归档细目和新生档案比对结果,将使用人的范围由毕业生扩大到毕业生和在校生,让全体学生对自己档案的完整性有知情权,促使在校生自动补充相应材料,并让毕业生提醒辅导员及时归档。

高校学籍档案远程服务运行模式的一些思考

高校学籍档案系涉及民生的专业档案,对学生的就业、留学、移民等都具有重要的证明作用。高校学籍档案远程服务采用新的网络技术,创新服务流程和模式,突破了时间和空间地域限制。远程服务的开展既满足了广大学生的迫切需求,也深刻影响了档案服务部门的内部运行。在其具体的实践设计中,根据远程服务涉及的扩展性,分为远程预约登记、远程办理和全程远程服务三种运行模式。其中全程远程服务模式包括登记、办理、缴费、核对、传递文件所有环节,是远程服务的最高阶段。同时应用远程网络平台和远程沟通工具QQ、电子邮件、短信平台来防范身份验证、解决反馈通知等远程服务下的新问题。

成为异化力量的档案规范——以当下档案管理工作中若干实际问题为例

异化被理解为事物的本质向其对立面演化,并反过来被其对立面吞噬和压制。将这样纯粹的理论概念运用于档案管理这样的实用范畴,其目的是为了使人们摆脱规范的框限,真正回到档案的本质。作者以实际工作中遇到的书写工具、案卷质量、"双套制"问题等为例,层层推进,对规范中的档案本质产生质疑。

录音带档案的数字化转换探索

"录音带档案"保留着珍贵的声音资料,对还原历史真相、追溯文化记忆,都有着极为重要的作用。随着计算机技术的普及和数字技术的成熟,作为声音档案的一种保存载体,录音带已濒临淘汰的边缘,但其中存储着的声音可以并且必须通过数字手段进行抢救,以数字音频形式加以修复和保存。文章从录音带档案模转数的必要性入手,着力论述了音频处理软件Adobe Audition在声音档案从录音带转移到数字载体上的作用和方法。

论档案鉴定工作和馆藏量的辩证关系

档案鉴定与丰富档案馆藏,既是档案管理工作中两项重要的环节,又是档案管理工作中的一对矛盾,如何处理两者之间的关系,是在以后相当一段时间内需广大档案工作者研究探讨的问题。

合并高校的档案存毁鉴定工作研究

上世纪90年代初,为了整合教育资源,优化资源配置,高校开始了大规模的合并。合并高校的档案根据集中统一管理的要求,按全宗方式从各个校区集中到主校区进行集中统一管理,由此造成主校区馆藏档案数量剧增,档案库房已不能满足档案馆今后发展的需要。

高等院校民生档案利用工作探究

本文从分析网络时代的高校民生档案类别和内容出发,论述高校民生档案利用工作的特点、方法、原则以及提高利用效果的服务机制,从而提高高校档案管理利用工作效果。

社会信息化与档案编纂

本文分析了社会信息化给档案编纂带来的变革,并就如何进一步推进档案编纂的信息化和社会化进行了论述。