利用档案收费问题浅议

近年来,山东省荷泽地区档案馆根据国家档案局文件《关于利用档案收费有关规定的通知》,实行利用档案有偿服务,收到了良好的效果。但在执行收费标准即“按利用者获得经济收益的2％”收取“证明费”和“咨询服务费”时,也遇到一些问题。这些问题主要表现在收费的时间如何确定和经济收益如何评估上。就收取时间而言,主要有两种情况:一是在出具房、地、财产等项证明时收取证明费。

档案复制件以单独管理为好——与陈娟同志商榷

陈娟同志在《档案复制件如何整理好》(载《档案与建设》1991年第5期)一文中,认为“第三种原件和复制件的整理组卷方式较科学”(详见原文)。我们认为,这种方法虽具有保护档案原件,方便用户利用之优点,但也有值得商榷之处,这是因为: 第一,这种方法违反了档案整理工作的原则,因为它割裂了文件材料正件与底稿之间的有机联系,破坏了案卷的原貌。第二,抽出的原件另行组卷后,“放在该全宗的最后,接前面的案卷号编流水号”,势必打破全宗内案卷排列的规律,出现跨年度现象。此外,倘若一卷档案被复制多次,就会造成多次拆卷,其原件也会散存在多处。

查阅复制档案“十要”

为了使档案复制件具有法律效力,防止非法篡改、伪造、翻印和扩散档案行为的发生,笔者从工作实践中总结出查阅复制档案“十要”,供同行们参考。一、为严格把关,要认真验明证件。二、为严格复制手续,要明确批办权限。三、为妥善保护原件,要复制双份备用。四、为防止遗失错漏,要逐句逐字校对。五、手抄复制档案,要注明封尾标记。

两种卷内页号改错的方法

在档案著录、检索利用等工作中,我们常常遇到卷内页号重编漏编现象。笔者现介绍两种卷内页号改错的方法: 一种方法是:从卷内最先出现错(漏)号的张页起,按流水顺序重新编写页号,直到本卷最后一页。这种方法虽然符合档号编制规范,但易引起一系列连锁反应,造成大量返工。因此,该法主要适用于检索工具单一或起初立卷时的页号改错。另一种方法是;给卷内文件中的重号(漏编页号的按重号处理,下同)依次配上不同的英文字母.利用字母间的自然顺序,将重号区分开,而卷内原页号顺序仍保持不变。如某卷原页号顺序是:1、…9、9、9、10可改为:1…9、9A、9B、10,同时,在卷内备考表中注明“第9页号共三页”。