《中国档案分类法》用于档案实体分类之我见

《中国档案分类法》(以下简称《中档法》用于档案实体的分类整理与排架,不仅要考虑可行否,而且还应考虑必要否。笔者就孙钢同志关于用《中档法》立卷、进行案卷和全宗排列谈点认识,以期得到同行的指正。一、用《中档法》统一“归卷类目”有必要,但必须经过对《中档法》调整、改进等工作才可行在全国范围内统一“归卷类目”具有极其重要的意义。一是能使“归卷类目”的类名更加准确、简明;二是便于利用者查找档案;三是便于全国范围内的档案资源共享。但是,在实践中至少有以下三方面问题,决定了《中档法》在现实情况下不能直接用于“归卷类目”。第一,不同单位形成的档案,数量及内容不同,而“归卷类目”要求各类案卷数量大体一致。《中档法》有些类目太细,如“军事”类,对于非军事机构讲则太细。

加快升级步伐关键在调动厂长的积极性

我们南京地方化学工业企业档案管理升级工作起步比较晚,去年下半年才开始着手抓试点工作,经过一年多的努力,已被审定批准为国家二级档案管理企业的有4家,省级先进档案管理企业有2家。这6家企业的档案管理升级工作,其中一家是与企业升级同步,其他5家都实现了超前为企业升级服务。预计到今年底,还将有6～7家企业的档案管理进入省级先进行列。这些已经升级或正在抓紧进行升级工作的企业有一个共同的特点。

书稿档案在出版工作中的作用

书稿档案是国家档案的组成部分。它全面反映了出版社工作面貌。充分地发挥书稿档案在出版工作中的作用,对于出版工作的各项改革,对于正确地总结经验,制定出版方针和进行各方面的科学决策,都具有十分重要的意义。那么,书稿档案在出版工作中具有什么重要作用呢?其一,可为出版社制定各项改革方案、改革措施提供丰富的、真实的、可靠的依据。

抓好农业承包合同档案的管理

1983年抚宁县农村普遍实行了家庭联产承包责任制,极大地调动了农民的生产积极性,促进了农村经济的迅速发展。但由于经验不足,有的农业承包合同不完善,特别是不少地方忽视与放松了合同的管理,至使承包纠纷不断,上访的、告状的时有发生,在一定程度上影响了农民的生产积极性和农村经济的稳步发展。为了解决这个问题,1989年抚宁县委、县人民政府先后制发了《关于继续做好农业承包合同完善和管理工作的意见》和《关于进一步完善家庭联产承包责任制的意见》,并明确在完善家庭联产承包责任制中要把强化农业承包合同档案管理作为一项重要工作来抓,收到了较好的效果,使合同的签订、变更、解除、履行和兑现等工作逐步实现了系统化和规范化,推动了基层档案事业的发展,

谈谈档案的咨询服务工作

一档案咨询服务是近年来档案利用服务领域里出现的一个新的概念,它指的是档案馆根据档案利用者的要求,以档案和与档案有关的知识,帮助利用者解决档案利用中的难题,直至按利用者的要求提供研究结果的一种智能性的服务。档案咨询服务作为档案利用服务的一项重要内容,它的产生有其客观要求: (一)、档案咨询服务是档案工作基本规律的客观要求首先,40年来,我国档案事业蓬勃发展,馆藏档案的数量浩大,种类繁多,形式多样,内容也愈加丰富。一个档案利用者,不管他有多么丰富的经验,也很难对馆藏档案中的每一个具体问题都有充分的理解。因此,在利用者提出大致的利用方向,或提出一些粗略的线索后,就必须借助于档案馆中工作人员的专业知识来达到获取档案信息的目的。

如何组建“人物档案”

为了主动适应人才竞争的需要,我院档案馆从1987年开始组建“人物档案”的工作。“人物档案”是指在某一方面具有代表性或具有突出才能的人在教学、科研等各项实践活动中产生的档案。“人物”既不同于一般人,也不同于名人,结合我院的实际情况,我们确定了“人物档案”的征集对象、征集内容、步骤与做法。

档案标引策略之选择

标引是使用检索语言对一次文献进行描述、揭示主题,并给予相应的检索标识的过程。选择正确的标引策略是实现档案管理自动化的关键。标引有分类标引和主题标引两种方法。由于在实际工作中,主题标引的结果是使用频率最高的检索入口,因此本文主要针对主题标引谈谈档案标引策略选择问题。

论全宗定义的主要问题与对策

一、关于全宗定义与全宗实际情形相矛盾的问题全宗定义是全宗理论的一个主要方面。在我国,全宗(或档案全宗)一般被解释为一个独立机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案总和(或档案整体)。在苏联,按照传统的认识,档案全宗指一定机关、团体、企业、个人在其活动中形成的文件材料总和(或整体)。虽然这两个定义在表述上略有差异,但其内涵基本上是一致的,并且都存在着与全宗实际情形不一致的问题。因为,保存在档案馆的许多全宗并不是一个机关、家庭或人物的全部档案,更说不上是这些主体形成的档案整体。这种理论与实际相矛盾的情况,是在全宗理论自身发展过程中形成的,并且由来已久。 1841年,法国为了改变国家档案馆内按预定分类方案(事由原则)整理档案的老方法。

让海内外都了解民国档案

开放历史档案以后,我馆在向社会开放民国档案的同时,注意利用多种形式,抓住各种机会,向社会以及海外宣传民国档案,扩大了民国档案的影响。一、利用有关学术会议宣传民国档案 1984年5月首届中华民国史学术讨论会在南京召开,我馆向大会介绍了馆藏近千个全宗130多万卷档案的概况。

深入开展农业科技档案工作的几个问题

近10年来,农业科技档案工作得到突飞猛进的发展,取得了前所未有的成绩。但还需要在现有的基础上,深入开展工作,提高一步。现就有关的几个问题,谈谈个人的看法。一、对农业科技档案工作重要性的再认识当前,农业科技档案工作面临的首要问题仍然是对它的重要性的认识问题。认识不提高,要想把农业科技档案工作深入一步,提高一步是非常困难的。

我国档案馆网络初探

随着国家经济体制改革的深入,以及科技文化事业的发展,过去以国家行政管理结构为主形成的国家档案馆的布局已经不能适应新形势发展的需要。因此,研究如何使国家重要档案科学地储存在国家各档案馆,使档案馆布局在开发档案资源上构成纵横交错、渠道顺通、多层次、多功能的立体网状结构,就成了促进档案馆事业进一步发展的关键。

利用、开放与宣传

档案馆的宣传工作主要是由档案工作者,通过档案的利用向利用者进行宣传,无数的事实说明,许多人就是通过利用档案才深切地感受到档案和档案工作重要性的。所以,档案的利用不仅是实现档案社会效益和经济效益的手段,同时也是档案馆进行宣传的内容和方式。通过开展档案的利用工作发挥档案的经济效益和社会效益,来宣传档案的作用和档案工作的方针、政策,对一个档案馆来说是最实际、最生动、最有说服力的宣传,也是档案馆宣传工作的特点。

谈谈开放档案的基本含义和标准

在一次开放档案研讨会上,有的同志提出:“我们开放档案的公告到处贴,普通公民就是不登门,这能算开放吗?”“有个馆开放10个月,接待普通公民16起,这个馆的门全打开了吗?”这些同志都把普通公民来馆利用档案次数,作为衡量是否开放和开放程度的唯一标准。对不对呢?向社会开放档案的客观标准是什么呢?要回答这个问题,先得从档案开放的基本含义说起。向社会开放档案的含义,可以从两个方面来理解。从宏观上讲,它是档案馆工作的一次重大变革,是对封闭、半封闭型的一种背叛。从微观上讲,它是提供利用的一种形式,是对原有利用对象、范围和方式的突破。

卷内文件目录中题名的填写

在卷内文件目录中,责任者和题名的填写比较复杂,但在现已出版的文书学专著中,如松世勤著《文书学基本知识》、黄勋拔著《文书立卷方法》等对其叙述都十分简单,有的仅有一句话,“按原标题填入题名栏。”近年来,虽然有散见于杂志的文章进行了专门补充,但也未能全面概括各种不同情况的文件标题填写方法。因此,许多单位在填写卷内文件目录中这两项内容时,往往不符合要求,给利用档案带来困难。笔者根据多年来的文书立卷编目实践和近年来文书学教学实践,对卷内文件目录中的责任者和题名进行了初浅研究(责任者填写的12种情况已载《四川档案》1991年第5期),现就题名的填写方法简述如下。题名主要由事由和文种构成。

宏观管理 微观搞活——谈对企业档案工作的指导

对企业档案工作的指导,从宏观方面来讲就是制定全行业的档案规划、计划、规章制度,用行政管理和法律手段来指导和控制整个系统档案工作的宏观发展。而微观方面就是帮助基层单位建立健全档案工作的各项制度,解决人、财、物等方面的难题,以及档案质量等问题,促进档案工作的全面发展。

ICA档案著录标准专家会议情况介绍

1988年10月4日至10月7日,在加拿大首都渥太华,由加拿大国家档案馆为东道主,召开了国际档案理事会(ICA)档案著录专家会议。应邀出席会议的代表来自中国、美国、加拿大、联邦德国、法国、印度、意大利、马来西亚、墨西哥、西班牙、塞内加尔、瑞典、荷兰、英国、津巴布韦。国际标准化组织(ISO)及国际图书馆协会理事会(IFLA)

实干巧干 成效显著——吉林市企业档案管理升级连续两年居全省之首

根据企业“技术落后,管理更落后”的现状,国务院1986年7月提出了“抓管理、上等级,全面提高素质”的要求。据此,国家档案局和吉林省档案局先后制发了企业档案管理升级的《试行办法》和《试行标准》。 1987年以来,我市各级档案行政管理部门认真贯彻“一个中心、两个基本点”和市委。

档案全宗划分的准确性与一致性

全宗原则从50年代在我国推行以来,为我国档案的科学整理与管理起到了重要的指导作用。随着社会实践的发展变化,机构、职能的复杂化和档案形成的多样性,档案全宗的划分出现了困扰,在实践中出现了一些混乱和不准确、不一致的问题。为些,强调全宗划分的准确性与一致性是十分必要的。一、全宗划分的准确性全宗划分是档案管理的一个重要原则。既是原则,就应有其严肃性和严谨性。在贯彻上,不能“各取所需”、“我行我素”。目前,全宗划分上的混乱表现在:1、地县委全宗,随着部委工作范围扩大,独立性增强,有的已逐步按部委分成若干全宗,有的则以基本职能未变。

档案拒借问题的思考

档案拒借是档案利用服务中产生的一种现象,它指的是,档案部门未能提供档案满足某一用户的特定需求。档案工作是一种服务性的工作,档案拒借的多少(即档案拒借率的高低)直接影响着档案工作的服务水平。因此,要做好档案利用的服务工作,我们就有必要对档案拒借问题进行分析,找出其产生的主观和客观的原因,针对具体的情况采取不同的对策。

加强农业科研档案工作为农业科研和生产服务

中国农业科学院是全国性的综合农业科研机构,也是全国农业科研学术中心。现有36个研究所、中心、室,并设有研究生院。建院30多年取得近2000项科技成果,形成积累了近10万卷档案,这是农业科研的重要基础。管理好科研档案是我院档案工作的重点。近10年来,我院从各方面加强科研档案工作,取得了一定成绩。